Apresentação:

A PROPLAN – Pró-Reitoria de Planejamento, através da Coordenação de Desenvolvimento e Modernização (CDM) criou o  Escritório de Processos da UEA (Portaria nº. 349/2017-GR/UEA – de 15/05/2017)  que tem as seguintes atribuições:

• A definição e manutenção de padrões;
• Metodologias e ferramentas para a gestão de processos e a garantia de sua adoção na UEA;
• A guarda de todo o conhecimento sobre processos; e
• A disseminação e capacitação nas melhores práticas.

Mapeamento de Processos:

É uma ferramenta gerencial que tem como objetivo identificar as informações, o fluxo, as partes envolvidas, capacidades, competências e recursos para atender todos os componentes necessários fazendo com que todas as atividades de uma Organização saiam conforme o planejado, com poucas alterações e sem problemas.

O mapeamento é uma forma de gestão e organização desses processos, que são pontos-chave do funcionamento de uma Organização, de forma a torná-los mais eficazes.

Gestão de Processos:

A Gestão de Processos segue um ciclo de execução que se inicia com a definição da metodologia, o mapeamento e perpassa por questões como o estudo e a avaliação de indicadores de desempenho para que haja a implantação de melhorias.

Gerenciar processos para a UEA significa que os processos estão sendo monitorados, avaliados e revisados, com foco na melhoria contínua e no alcance dos seus objetivos. É a própria  aplicação do Ciclo PDCA – Planejar, Executar, Verificar e Agir – aos processos, que leva ao aperfeiçoamento e ajustamento do caminho a ser seguido. Dessa forma, os processos devem ser controlados e avaliados de forma contínua.

A gestão de processos na UEA tem como objetivo a implementação de rotinas que promovam a sistematização, monitoramento, avaliação e implantação de melhorias nos diferentes processos de trabalho desenvolvidos pela instituição, no cumprimento de sua missão institucional.

Processos Mapeados:

PRÓ-REITORIA	QTDE	MAPEAMENTO	POP	FLUXO	MANUAL
PROPLAN	90	90	90	09	09
PROADM	176	176	164	1	1
PROPESP	86	79	36	0	0
PROGRAD	91	77	24	0	0
PROEX	35	35	35	0	0
PROINT	21	16	13	0	0
PREUNI	30	30	30	0	0
SAG	189	144	107	0	0
AGIN	4	4	4	0	0
ARI	5	5	5	0	0
ASCOM	13	0	8	0	0
GR / GVR	13	7	7	0	0
EDITORA	20	15	6	0	0
PJ	14	0	0	0	0
TOTAL	827	684	534	10	10

Portfólio de Processos:

PROPLAN

POP – Afastamento para Qualificação Docente

POP – Folga pela Justiça Eleitoral

Processos Automatizados:

O Escritório de Processos utiliza o software SE Suite 2.0 para fazer a automatização dos seus processos internos, esta ferramenta irá permite que num futuro bem próximo todos os processos gerados na UEA sejam digitalizados, não sendo mais necessário a utilização de papel, o que irá representar uma contribuição tanto na agilização desses processos, como economia para a UEA e a redução do consumo de papel, que impactará em melhoria para o meio ambiente. Em fase de implantação, foi gerado o processo de Dispensa e Designação que já pode ser utilizado pelos interessados, os próximos passos do Escritório de Processo será a identificação dos principais processos das pró-reitorias e sua automatização na ferramenta.

Memorando  &  Dispensa e Designação